בקרה על תיקים תהליכים וגבייה באמצעות Excel

הקדמה

במשרד שלי אני משתמש מהיום הראשון בתוכנת ייעודית לניהול משרד עורכי דין. אמנם מדובר בתוכנה מצויינת שמצדיקה בהחלט את העלות שלה, אבל היא נותנת מענה רק ל- 85% מהצרכים שלי. למשל, בתוכנה הזו אפשר להזין נתונים כמו שם תיק, מספר ההליך בבית המשפט שהם נחוצים כמעט לכל משרד עו"ד; אבל אין תאים להזין נתונים ייחודיים לפעילות של המשרד שלי, למשל סכום של צו תשלומים שנקבע, תאריך שקבעתי לחקירה, האם יש נכסים מסוג א' – כן/לא, האם יש נכסים מסוג ב' – כן/לא[1].

הסיבה לכך היא שהתוכנה עוצבה כדי לקלוע למכנה המשותף של כמה שיותר משרדי עורכי דין, כי בשוק הישראלי יש משרדים בודדים (אם בכלל) שיכולים להרשות לעצמם תוכנת ניהול משרד "בתפירה אישית".

אז איך נותנים מענה ל- 15% החסרים? באמצעות "נהלי עבודה" – מחליטים שאת תאריך החקירה אני מזין כאירוע במודול "יומן", האם יש נכסים מסוג א' וב' כהערה במודול "הערות" וכו'. החיסרון של הדבר הזה הוא שהנתונים "מתפזרים" במערכת בצורה שלא מאפשרת לפלח נתונים. כמובן שאם שעובדים מסודר אז לכל משימה יש תזכורת, ולכל תיק יש מי שאחראי עליו, מכיר אותו, ואמור לעקוב ולתעדף נכון את התיקים שבהם יטפל. עדיין, בני אדם עושים טעויות – למשל תזכורת שקפצה וסומנה כ"בוצעה" בטעות, או הערה שגויה של התיקים שעליהם צריך לעבוד. החכמה היא לקיים מערך בקרה יעיל, כזה שימקד אותנו ואת הצוות שלנו, מבעוד מועד, בתיקים שחשוב לטפל בהם, או בתיקים שעלולה להתפתח בהם תקלה. יתרון נוסף בניהול קובץ כזה, הוא שניתן לעבד את הנתונים בצורה מהירה לגרפים שיעזרו להבין טוב יותר "מה קורה בעסק". הדוגמא אמנם עוסקת בתהליך עבודה בעסק שהוא משרד עריכת דין, אבל אפשר ליישם את הדברים על כל עסק אחר.

בפוסט הזה אסביר כיצד ליצור קובץ בקרה באמצעות תוכנת אקסל Excel שבאמצעותה ניתן יהיה לעקוב ולתת מענה מהיר לשאלות כמו:

  1. מה התיק האחרון שעודכנו בו נתונים מאז הבקרה האחרונה?
  2. כמה תיקים עם נכסים מסוג ב' קיימים במערכת?
  3. מהם 3 התיקים עם "צווי התשלומים" הגבוהים ביותר?
  4. מתוך 3 התיקים הגבוהים שבסעיף ג' – אילו תיקים לא עודכנו למעלה משנה?

מטרת הפוסט הזה אינה ללמד אקסל, ואני לא להתיימר להציע פתרון מקיף ומלא לבקרה ומעקב – הרעיון שמאחורי כתיבת הפוסט היא להמחיש את התועלות בניהול קובץ בקרה "חיצוני" למערכת ניהול נתונים / ERP / CRM קיימותת, ומתן השראה כיצד ליישם זאת באמצעות דוגמא (דוגמא מופשטת מאוד שאשתמש בה).

חשוב לציין שיצירת קובץ בקרה באקסל, בדרך כלל לא דורשת הזנה סיזיפית של נתונים. לא צריך "להתחיל מהתחלה" – אפשר להוציא את הנתונים מתוך התוכנה הקיימת (רב התוכנות מאפשרות "לייצא נתונים לאקסל". על הנתונים ש"יוצאו" ניתן להוסיף באקסל, באופן ידני נתונים חשובים אחרים. הגמישות של האקסל גבוהה מאוד – אם יש "תאים" שחסרים לי בתוכנה, באקסל אני פשוט "מוסיף עמודה" שתייצג אותם. בתוכנה – הייתי צריך להתקשר למפתח של התוכנה ולבקש ממנו שיוסיף…

מתחילים:

נתחיל בדוגמא הבאה (דוגמא מופשטת שמבוססת על קובץ הבקרה האמיתי שלי):

לצורך הדוגמא, הנתונים בעמודות הירוקות הם נתונים ש"יוצאו" לאקסל מהמערכת הקיימת, ואת העמודות האדומות הוספתי לצרכי בקרה ובשלב הבא אני ממלא אותם:

הדבר הבא הוא לאפשר סינון נתונים. עושים זאת באמצעות הקלקה בכפתור הימני על "שורת הכותרת" – ומעבר בתפריט שנפתח ל"סנן" ובחירה באפשרות "סנן לפי ערך התא הנבחר – כך:

אחרי שנעשה זאת, יתווספו צלמיות קטנות לבנות בשורה הראשונה (לבנות עם ציור של חץ או משפך). לחיצה על הצלמיות הלבנות האלה תפתח תפריט שיאפשר לבצע סינון ומיון מהיר באמצעות מספר הקלקות עכבר. וזה יראה ככה:

כדי למנוע טעויות בהזנה ניתן להשתמש באפשרות "אימות נתונים" ולוודא שבתאים שהוספנו יוכנסו אך ורק נתונים שאנחנו רוצים – למשל בדוגמא הבאה – "כן" ו- "לא":

דוגמא נוספת – בנתון שהוספנו "סטטוס" הזנו סטטוסים אחרים:

אפשר גם להגביל הזנת נתונים מספריים בלבד, נתונים שהם תאריך בלבד, וכו'.

[עדכון 24.1.19] חיבור רשימת הסטטוסים היא תהליך בפני עצמו שדורש התעמקות בתהליכי העבודה של העסק, שיחות עם מי שמבצע את התהליכים בפועל. התתהליך הזה יכול לסייע בהפקת לקחים ותובנות עוד לפני גיבוש "רשימת הסטטוסים". היתרון באקסל הוא שברגע שנוצר "סטטוס חדש" אפשר להוסיף אותו בקלות, ואם יש סטטוס שדורש "שינוי שם" גם את זה ניתן לעשות בקלות. 

בהמשך ניתן להוסיף תאים עם פונקציה שיחשבו לנו את מספר הימים מאז העדכון האחרון (או בשימוש אחר – מספר הימים עד לדיון, עד לחקירה וכו').

עם מעט התמדה נגיע במהירה למאגר גדול יותר עם נתונים "מטוייבים" יחסית שייראה ככה:

כעת נחזור לשאלות שרצינו לענות עליהם:

  1. מה התיק האחרון שעודכנו בו נתונים מאז הבקרה האחרונה?
  2. כמה תיקים עם נכסים מסוג ב' קיימים במערכת?
  3. מהם 3 התיקים עם "צווי התשלומים" הגבוהים ביותר?
  4. מתוך 3 התיקים הגבוהים – אילו תיקים לא עודכנו למעלה משנה?

בשביל לענות על שאלה א' נשתמש ב"צלמית" שבשורה הראשונה כדי למיין את הנתונים לפי הערך "ימים מאז עדכון":

התוצאה תתגלה מיד.

שאלה ב' – כמה תיקים עם נכסים מסוג ב'? ניגש לצלמית ונסנן כך שרק תיקים עם נכסים מסוג ב' יופיעו – ככה:

כדי לענות על שאלה ג' ניגע בצלמית "צו תשלומים" ונמיין מהגדול לקטן (חשוב לשים לב שלפני זה מבטלים את סינון הנתונים שמציג רק תיקים עם נכסים מסוג ב' 😊 אחרת נקבל נתון שמתייחס לשלשת התיקים עם צו התשלומים הגבוה ביותר שיש בהם נכסים מסוג ב', שימו לב שכל פעם שנתון מסונת הצלמית בשורה הראשונה משתנה כדי להזהיר אותנו שהופעל סינון נתונים על העמודה שמתחתיה).

כדי לענות על שאלה ד' נסנן את הנתונים בתא "צו תשלומים" כך ש- 3 הגבוהים ביותר יוצגו, ואז נמיין לפי תאריך העדכון, או לפי מספר הימים מאז העדכון.

בדרך דומה ניתן לבדוק באילו תיקים צריך לדרוש תשלום, באילו תיקים נדרש תשלום (והאם התקבל) וכו'. הכל ניתן להתאמה בצורה קלה יחסית עם ידע בסיסי באקסל (שניתן לצבור לבד באמצעות מדריכים באינטרנט, טינקרינג וניסוי וטעיה).

דבר נוסף שניתן לעשות כעת הוא ליצור גרף עוגה של הסטטוסים של התיקים. לשם כך נשתמש באופציית ה- Pivot Chart וזה ייראה ככה:

ואפשר גם בגרף "עוגה":

כל גרף דרך אגב, יכול להציג נתונים מסוננים (לדוגמא, גרף עוגה שמציג את החלוקה לסטטוסים לתיקים שבהם יש נכסים מסוג ב' בלבד). אקסל גמיש כבר אמרתי? והנה על הדרך גם גרף למצגת מנצחת לישיבה הבאה…

אם אתם רוצים "לשחק" עם הקובץ שיצרתי לצורך הדוגמא – אתם מוזמנים להוריד אותו כאן:

https://app.box.com/s/8oi4zc33f8j6uadlzoqlgogf43vayt7k

לסיכום

כמו שכתבתי, מטרת הפוסט הזה לא ללמד אקסל ולא להציג פתרון בקרה מקיף. את פתרון הבקרה המקיף תגבשו תוך כדי בניית קובץ האקסל שלכם ותוך מחשבה על העסק שלכם ותהליכי העבודה שבו. אם אין לכם היכרות מעמיקה עם תוכנת אקסל, יצירת הקובץ הזה תדחוק בכם ללמוד ולהכיר פונקציות חדשות. לא צריך ידע בתכנות, אבל כן צריך חשיבה לוגית והרבה ניסוי וטעיה.

אני יכול לומר שהיום קובץ הבקרה שלי מכיל 224 רשומות שלכל אחת 29 עמודות. עדכון וטיוב הנתונים שבו גוזל מעט זמן, אבל התועלות מהנתונים שאני גוזר ממנו מאפשרים לי לא פעם להתמקד בתיקים שחשוב להתמקד בהם, לחזות עומס עבודה עתידי ולהיערך אליו מראש, לגלות סוג של תיקים שצפויה בו בעיה, או סתם שלא "נגעתי" בהם הרבה זמן ואולי צריך לעדכן את הסטטוס שלהם. כמובן שהקובץ מאפשר לי בקרה נוספת על גביית כספים שמגיעים לי.

  1. ניתן להזין אותם באמצעות מודולים אחרים כמו "יומן דיונים" או "רשימת הערות", אבל אז הם לא מוגדרים כ"מאפיין ראשי" של התיק, ובדרך כלל אי אפשר לגזור או "לסנן" על-פיהם נתונים.
 כל הזכויות שמורות לעו"ד אביב גלמן © 2018